¿Cómo promocionar un evento?

Promoción Gratuita

El hashtag no pasa de moda

Si cada vez que se habla de redes sociales se hace hincapié en los reconocidos #hashtags es porque realmente son importantes y se siguen usando. Los participantes de eventos suelen hacer búsquedas con determinados hashtags en redes como Twitter, Facebook o Instagram. Sólo así dan con el contenido o la imagen que realmente les interesa.

Email Marketing

Una estrategia de promoción certera es mantener un orden en las bases de datos de eventos anteriores. Segmentar a la audiencia por tipo de evento, intereses, edades, ocupación, etc. y planear campañas de email marketing para que esas personas asistan a determinado evento. 

Sitio web

Tener un sitio web del evento bien preparado suma muchísimo a la hora de promocionar un evento.

Si bien no queremos parecer obvios, hay detalles súper importantes que algunos organizadores olvidan colocar en una web y son imperdonables. Veamos lo que no puede faltar:

  • Nombre del evento bien claro
  • Descripción del evento
  • Fecha, hora y lugar (mapa)
  • Precios de las entradas/inscripciones bien claros
  • Botón o formulario de inscripción/venta de entradas
  • Agenda
  • Descripción de oradores (si es que hay)
  • En el caso de las carreras deportivas circuitos y recomendaciones
  • Contacto del organizador
  • Botones para compartir en redes sociales
  • Redes sociales del evento
  • Información actualizada
  • Hashtag del evento

Además, la plataforma donde se aloja el sitio debe ser segura (sobre todo si las personas deberán hacer transacciones de compra y dejar sus datos) rápida (que cargue velozmente) y lograr que con pocos clics la gente consiga lo que necesita (comprar una entrada, información, contactar al organizador, etc.) ¡Menos pasos, más éxito! Ah, y no olvidemos algo fundamental, tu sitio web debe ser totalmente responsive, es decir, que pueda verse perfecto desde una computadora, tablet o teléfono.

Líderes y colaboradores

Si tienes contacto con líderes o influenciadores sobre el tema del evento, contactalos. Nadie mejor que un experto en el tema para promocionar tu evento en sus redes sociales, blog, sitio web, fanpage, etc. Quizás puedas contar con los mismos oradores del evento, con sponsors que estén en el tema, contactos importantes que puedes aprovechar.

Puedes ofrecer algo a cambio de esa “difusión o recomendación”. Por ejemplo: Algún regalo tipo voucher, ofrecerles ser parte del evento, dinero, etc. Lo primordial sería que no te cobren, ya que puedes buscar un punto en el que ellos también se vean beneficiados.

En cuanto a los colaboradores, te recomiendo escucharlos, ellos también conocen muchas personas y tienen contactos, quizás en la prensa o en medios de comunicación. No es fácil que tu evento llegue a los principales portales, pero tampoco es imposible. Si organizás una fiesta, obra de teatro o un espectáculo en donde participen figuras conocidas podés pedirle a los artistas que también hagan promoción en sus redes sociales personales o fanpages.

Eventos en Facebook

Sin dudas, Facebook sigue siendo la red social más popular de nuestro país, por lo tanto, tu audiencia debe estar en ella. ¡Buscala! Te recomiendo insertar en la fanpage del evento el formulario de compra de entradas/inscripciones. De esta manera, tu comunidad se enterará de tu evento y podrá comprar su entrada o inscripción sin salir de la red social. ¡Gran comodidad para las personas!

Dado esto, podés tener tráfico en tu sitio web y también en tu página de Facebook, ampliando las opciones de compra y la venta o la posibilidad de que más personas conozcan tu evento.

Existe una manera de segmentar el público de Facebook y de llegar a personas que aún no han colocado su “me gusta” en tu fanpage pero paciencia... De esto hablaremos más adelante, ya que forma parte de la promoción paga.

Listas de difusión

¿Quién no usa WhatsApps para comunicar algo a algún amigo, familiar o conocido? La aplicación gratuita de mensajería es actualmente el canal elegido por miles de organizadores a la hora de promocionar un evento.

Pero… ¿Qué debés tener en cuenta? Lo importante es no ser intrusivo y manejarte con cautela. En lugar de crear “grupos” optá por las listas de promoción. Mediante estas listas puedes enviarle un mensaje corto pero contundente con el link del evento a varias personas a la vez, aquellas que deseen podrán abrirlo y leerlo, si necesitan preguntar algo o te responden eso solo te llegará a ti y aquellos que no deseen verlo simplemente tienen la opción de borrar el mensaje. Nada de notificaciones molestas, cadenas de mensajes o fotos intrusivas que se quedan en el teléfono.

Obviamente el número de teléfono de esas personas debe llegar a ti por los medios adecuados y correctos. Por ejemplo, eventos anteriores en donde se pedía el teléfono como dato obligatorio, sorteos en donde las personas han dejado su número conscientemente o simplemente consultas o mensajes donde te han dejado el teléfono voluntariamente para obtener más información.

Transmisiones en vivo

Facebook Live, Snapchat, Periscope (Twitter) y algunas apps más, son los medios más usados últimamente para transmitir en vivo desde cualquier lugar y a cualquier hora. Una buena conexión a Internet es lo único que necesitás para promocionar un evento transmitiendo en vivo.

Previo al evento podés transmitir en vivo aclarando dudas o preguntas de los participantes o interesados, incentivando a ir al evento, adelantando algunas sorpresas, generando expectativas y repasando los invitados u oradores, entre otras cosas. Es un momento en el que sos libre de expresarte y “vender” tu evento lo mejor posible.

Cuando finalizas esa transmisión en vivo, tienes 2 opciones: Borrarla o dejarla publicada. Te recomiendo lo segundo, ya que seguramente algunas personas no puedan presenciar el momento en vivo pero estarán predispuestas a verlo luego.

Blogs

Un blog es un canal gratuito y muy efectivo para promocionar eventos e incluso incentivar la compra de entradas o las inscripciones. Wordpress es uno de los portales para blogs más reconocidos a nivel mundial y te permite tener un blog andando en cuestión de minutos.

El blog puede ser de la empresa organizadora o productora. Puedes publicar noticias en general o del evento en sí e insertar un botón de acción en un sector estratégico del blog, para que los lectores puedan también comprar entradas o inscripciones desde allí.

Posicionamiento en Google

Hacer SEO es lograr posicionar un contenido en los primeros resultados de búsqueda de Google. Es decir, para que tu evento aparezca en los primeros resultados tienes que crear contenido en un blog o en el mismo sitio web y colocar palabras claves, tanto en el título como el cuerpo de la nota.

El SEO es una estrategia de marketing totalmente gratuita, simplemente debés escribir correctamente contenido original y saber colocar las palabras claves en el lugar preciso. El título debe ser conciso y claro y el primer párrafo del texto debe contener la idea principal: De qué trata el evento, qué día es, a qué hora, lugar, etc.

Promoción de Paga

Anuncios en Facebook

Hacer anuncios en Facebook es muy sencillo y para nada caro. Puedes probar invirtiendo poco dinero y ver cómo van funcionando. Lo importante de esto es que puedes segmentar y encontrar a la audiencia interesada en tu evento.

Lo primero que debes hacer es crear la campaña, hacer grupos de anuncios y finalmente diseñar el anuncio. Puedes colocar imágenes, videos o textos y personalizarlos para que se le muestren a tu audiencia en la sección principal de Facebook o a la derecha de la red social.

Una vez que publicas la campaña, puedes hacerle ajustes día a día y optimizarla según tus objetivos. Por ejemplo: Cambiar la frase gancho, probar otra imagen, cambiar colores, etc.

Prensa

La prensa muchas veces es necesaria para promocionar un evento pero lamentablemente no cualquier medio de comunicación te será útil para difundir tu evento, deberás seleccionarlo muy bien ya que vas a invertir en esto.

De acuerdo a la temática de tu evento y al tipo de audiencia al que apuntás deberás buscar diarios, revistas o portales web que difundan ese tipo de información. Cuando selecciones los que te interesan deberás negociar el precio por aparecer en esos medios.

Generalmente, la publicidad impresa o las notas pagas suelen ser caras pero todo depende del medio, del acuerdo que se haga y de lo que te proponen. Es interesante dejar claro si en la nota podrás colocar links al formulario de venta de entradas del evento o al sitio web del evento, si podrás colocar un banner digital de promoción (dinámico o estático), si el medio publicará la nota en sus propias redes sociales, etc.

Todo es cuestión de hablar y acordar lo más claro posible la negociación. A la reunión, deberás ir con tus objetivos claros y una idea concreta.

Otra estrategia de promoción que podrás llevar a cabo y quizás sea un poco más económica, es contactar a alguien (un referente en el tema, un periodista, un famoso) que publique en sus redes sociales el evento. Siempre y cuando se vea natural y espontáneo. 

Publicidad en Google

Google es la principal fuente de información para todos los usuarios y, por suerte, existe un atajo para posicionarse rápidamente en los resultados de búsqueda: Google Adwords. Este canal de promoción puede resultar muy efectivo y eficiente a la vez, si se implementa de la manera correcta.

Google Adwords es la plataforma publicitaria de Google en la cual podrás, mediante anuncios pagos, alcanzar a un público que certeramente esté interesado en tu evento, o bien, en eventos similares.

El sistema funciona mediante una puja o subasta por los clics que reciben los anuncios en los resultados de búsqueda de Google. Y para poder segmentar o definir cuándo y dónde debe aparecer tu anuncio, es necesario que definás “palabras claves”.

Las palabras claves serían “los anzuelos” que puedes utilizar para mostrar tu anuncio de manera relevante como respuesta a la búsqueda de los usuarios de Google.

A continuación, te muestro algunos ejemplos de palabras clave que podrías usar:

  • El nombre de tu evento. Ej: “Seminario: Estrategias de comercio exterior”
  • Temática del evento + la palabra “evento”: Ej: “Eventos sobre comercio exterior”
  • Nombre del orador del evento, en caso de que sea una figura reconocida en la industria.
  • Nombre de otro evento similar o competencia.

A cada palabra clave, deberás definir el tipo de concordancia: Amplia, Frase o Exacta. La concordancia aumentará o reducirá el alcance de la palabra clave en función de la exactitud de la coincidencia con los términos elegidos por el usuario para realizar la búsqueda.

 

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